• Validation Text :

پیغام خطای دلخواه نوشته شده درون این ویژگی زمانی نمایش داده می شود که کاربر درون فیلد مقداری خلاف شرط نوشته شده در ویژگی Validation Rule وارد کند .

• Required :

در صورت فعال كردن اين خصوصيت ( یعنی انتخاب مقدار Yes ) ورود داده براي آن فيلد الزامي مي‌باشددر صورت وارد نكردن داده پيغام اخطار مي‌دهد.

• Allow Zero Length:

ارتباط چند به چند :

استفاده از این نوع رابطه در بانک های اطلاعاتی مجاز نیست و برای پیاده سازی چنین رابطه ای باید آن را توسط یک جدول واسط به دو رابطه یک به چند تبدیل کنیم .

برای برقراری ارتباط بین دو جدول مسیر زیر را دنبال می کنیم :

1. از منوی Tools گزینه Relationship را انتخاب می کنیم .
2. جدولهای مورد نظر برای برقراری ارتباط را با دکمه Add اضافه کرده و سپس دکمه Close را کلیک می کنیم .
3. روی فیلد عامل ارتباط در جدول اول کلیک کرده و با نگه داشتن دکمه ماوس به سمت فیلد عامل ارتباط در جدول دوم حرکت می کنیم .
4. بعد از رها کردن دکمه ماوس بر روی فیلد عامل ارتباط در طرف دوم پنجره ارتباط به طور خودکار ظاهر می شود و بعد از کنترل نوع ارتباط دکمه Create را کلیک می کنیم .
5. پنجره ارتباط را بسته ( در جواب هشدار ذخیره دکمه Save را کلیک می کنیم ) و به پنجره اصلی برمی گردیم .

تعریف :

Query یا معیار امکان جداکردن اطلاعات یک یا چند جدول را ( با شرایط انتخاب دلخواه ) برای ما فراهم می کند ( همچنین امکان ساخت فیلد های محاسباتی نیز در معیار ها امکان پذیر می باشد .

ایجاد معیار به روش Design View

1. در پنجره اصلی ابتدا روی کلمه Query و سپس روی دکمه New کلیک می کنیم .
2. در پنجره باز شده بعد از انتخاب روش Design View روی دکمه OK کلیک می کنیم .
3. در لیست ضاهر شده جدولهایی که می خواهیم از آنها معیار بسازیم را انتخاب کرده ( با دکمه Add ) و سپس روی دکمه Close کلیک می کنیم .
4. فیلدهای دلخواه را برای نمایش در معیار انتخاب می کنیم ( به روش Drag and Drop یا با دابل کلیک روی نام فیلد مورد نظر در کادر بالا )
5. در سطر Sort در صورت تمایل نحوه مرتب شدن اطلاعات معیار را بر اساس اطلاعات فیلد مورد نظر و به ترتیت صعودی یا نزولی (Ascending  یا Descending )انتخاب می کنیم .
6. شرطهای مناسب بر اساس تعریف معیار را در سطر Criteria و زیر فیلد مورد نظر وارد می کنیم .
7. معیار را با نام دلخواه ذخیره کرده و برای مشاهده نتیجه کار به نمای دیتاشیت می رویم ( از منوی View گزینه Datasheet View را انتخاب می کنیم ) .

نکته 1 : هنگام نوشتن شرط در سطر Criteria از توابع , عملگرها و کارکترهای جایگزین زیر می توانیم استفاده کنیم :

نکته 2 :برنامه اکسس برای محاسبه نتیجه ابتدا بین شرطهای نوشته شده در یک سطر عملگر And را در نظر گرفته و سپس بین سطرهای مختلف عملگر Or را اعمال می کند .

نکته 3 :برای نوشتن شرطهای پیچیده و استفاده از توابع ویژه از پنجره Expression Builder کمک میگیریم ( در محل نوشتن شرط راست کلیک کرده و گزینه Build را کلیک می کنیم ) .

نکته 4 :برای تعریف معیارهای پارامتری از مفهوم Query Parameter استفاده می کنیم . به این صورت که هنگام تعریف شرط به جای نوشتن یک مقدار ثابت در شرط میتوانیم از علامت [] استفاده کنیم .

هنگام اجرای معیار اکسس وقتی به این علامت میرسد مقدار آن را از کاربر سوال می کند ( اگر بخواهیم کادری که مقدار جایگزین را سوال می کند متن توضیحی به کاربر نشان دهد می توانیم متن توضیحی را بین دو علامت [] وارد کنیم .

مثال : برای جدا کردن افرادی که درآمدشان از یک مقدار دلخواه بیشتر باشد در سطر Criteria و زیر فیلد درآمد می نویسیم :

[مقدار حداقل درآمد را وارد کنید :]<

تعریف فرم :

فرم معمولا برای نمایش اطلاعات جدولها یا معیارها به صورت زیباتر و با امکانات آرایش ظاهری گستردهتر استفاده می شود . همچنین فرمی که از یک جدول ساخته می شود علاوه بر نمایش اطلاعات جدول امکان وارد کردن اطلاعات جدید را به کاربر می دهد .

ساخت فرم به روش  Form Wizard :

1. در پنجره اصلی ابتدا روی کلمه Form و سپس روی دکمه New کلیک می کنیم .
2. در پنجره باز شده در کادر بالا روش Form Wizard را انتخاب کرده و در نوار پایین جدول یا معیاری که می خواهیم از آن فرم بسازیم را انتخاب می کنیم و در آخر دکمه OK را کلیک می کنیم .
3. فيلدهاي مورد نظر از کادرAvailable Field انتخاب کرده و با استفاده از دكمه ‌هاي راهنما آنها را به قسمت Selected Field اضافه می کنیم .
4. با کلیک روی دکمه Next به مرحله بعد می رویم .
5. نحوه قرار گيري فيلدها را با انتخاب یکی از گزینه های زیر تعيين مي‌كنيم :

Columner  ( طرح ستونی )

Tabuler   ( طرح سطری )

Datasheet   ( طرح دیتاشیت )

Justified   ( طرح بهینه یا طرح قاطی ! )

6. با کلیک روی دکمه Next به مرحله بعد می رویم .
7. سبک دلخواه را براي فرم انتخاب می کنیم ( سبک به معنی شکل ظاهری فرم می باشد یعنی ترکیبی از رنگ زمینه و رنگ نوشته ها و ... )
8. با کلیک روی دکمه Next به مرحله بعد می رویم .
9. نام دلخواه را برای فرم ( در کادر بالای صفحه ) وارد کرده و در پایان دکمه Finish را کلیک می کنیم .

ساخت فرم به روش Design View :

1. در پنجره اصلی ابتدا روی کلمه Form و سپس روی دکمه New کلیک می کنیم .
2. در پنجره باز شده در کادر بالا روش Design View را انتخاب کرده و در نوار پایین جدول یا معیاری که می خواهیم از آن فرم بسازیم را انتخاب می کنیم و در آخر دکمه OK را کلیک می کنیم .
3. فیلدهای مورد نظر را از پنجره کوچک Field List کشیده و بر روی سطح فرم در محل دلخواه رها می کنیم .
4. با استفاده از امکانات موجود در نمای طراحی فرم ( توضیح داده خواهد شد ) شکل ظاهری دلخواه را برای فرم طراحی می کنیم .
5. فرم را با نام دلخواه ذخیره کرده و برای مشاهده اطلاعات به نمای فرم میرویم .

آشنایی با برخی از امکانات موجود در نمای طراحی فرم :

• با انتخاب فیلدهای مورد نظر و اعمال دکمه های نوار ابزار Formatting می توانیم شکل ظاهری فیلدها را تغییر دهیم .
• با استفاده از ابزار Label از نوار ابزار Toolbox میتوانیم متن توضیحی دلخواه بر روی فرم بنویسیم .
• با استفاده از ابزار Image از نوار ابزار Toolbox میتوانیم تصویر دلخواه را بر روی فرم قرار دهیم .
• با استفاده از ابزار Command Button از نوار ابزار Toolbox میتوانیم روی فرم دکمه عملیاتی با عملکرد دلخواه قرار دهیم .

توضیح : دکمه عملیاتی به دکمهای گفته می شود که با کلیک روی آن یک عمل از پیش تعریف شده اتفاق می افتد . بعد از رسم دکمه عملیاتی پنجره ویزارد مربوط به آن به طور خودکار باز می شود و از کاربر می خواهد که عمل دلخواه را برای اجرا انتخاب کند . ( در پنجره باز شده کادر سمت چپ دسته بندی اعمال و کادر سمت راست اعمال مربوط به هر دسته را نشان میدهد ).

• با راست کلیک روی هر شیئ و انتخاب گزینه Properties به پنجره خصوصیات مربوط به شیئ مورد نظر دسترسی پیدا می کنیم . (پنجره خصوصیات مربوط به هر شیئ امکان دسترسی به همه اجزائ شیئ را به ما میدهد و توضیح برخی از این خصوصیات در مطالب بعدی ذکر خواهد شد )

ساخت فرم به روش Autoform :

AutoForm ها قابليت ايجاد فرم از جدول و معیار را به طور خودكار و سريع امكان پذير مي‌سازد .كافيست که در پنجره اصلی بعد از کلیک روی گزینه Form از دکمه New يكي از AutoForm ها را انتخاب كرده و سپس در قسمت تعيين نام جدول يا معیار (نوار پایین پنجره ) گزينه مورد نظر را انتخاب كنيم سپس با Ok كردن فرم ايجاد مي‌گردد.

تعریف گزارش :

گزارش شیئی است که کاربر از طریق آن فقط امکان مشاهده اطلاعات جدول یا معیار را پیدا می کند. به عبارت دیگر امکان ویرایش و حذف اطلاعات در گزارش وجود ندارد .( گزارش بیشتر برای چاپ اطلاعات استفاده می شود )

ساخت گزارش  به روش  Report Wizard:

1. در پنجره اصلی ابتدا روی کلمه Report و سپس روی دکمه New کلیک می کنیم .
2. در پنجره باز شده در کادر بالا روش Report Wizard را انتخاب کرده و در نوار پایین جدول یا معیاری که می خواهیم از آن گزارش بسازیم را انتخاب می کنیم و در آخر دکمه OK را کلیک می کنیم .
3. فيلدهاي مورد نظر از کادرAvailable Field انتخاب کرده و با استفاده از دكمه ‌هاي راهنما آنها را به قسمت Selected Field اضافه می کنیم .
4. با کلیک روی دکمه Next به مرحله بعد می رویم .
5. در این مرحله فیلد یا فیلدهایی که می خواهیم گزارش بر اساس آنها گروهبندی شود را انتخاب می کنیم .
   توضیح : با انتخاب فیلد گروهبندی دکمه Grouping Options فعال می شود که درون پنجره این دکمه میتوانیم گروههای گزارش را دسته بندی کنیم . ( مثلا اگر میخواهیم گزارش گروبندی شدهای بر اساس سال تولد بسازیم می توانیم گروهها را بر اساس متولدین دهه های مختلف دسته بندی کنیم )
6. با کلیک روی دکمه Next به مرحله بعد می رویم .
7. در این مرحله نحوه مرتب شدن اطلاعات بر اساس فیلد یا فیلدهای مورد نظر و همچنین به ترتیب صعودی یا نزولی انتخاب می شود . همچنین در این مرحله باکلیک روی دکمه Summary Options ( فقط برای گزارش های گروهبندی شده ) می توانیم بر روی فیلدهای عددی برخی محاسبات را انجام بدهیم .
8. با کلیک روی دکمه Next به مرحله بعد می رویم .
9. در این مرحله با امکانات زیر مواجه می شویم :

• نحوه قرار گيري فيلدها را با انتخاب یکی از گزینه های زیر تعيين مي‌كنيم :

Columner  ( طرح ستونی )

Tabuler   ( طرح سطری )

Justified   ( طرح بهینه یا طرح قاطی ! )

• جهت کاغذ را با انتخاب یکی از گزینه های زیر مشخص می کنیم :

Portrate : جهت عمودی

Landscape : جهت افقی

10. با کلیک روی دکمه Next به مرحله بعد می رویم .
11. سبک دلخواه را براي فرم انتخاب می کنیم ( سبک به معنی شکل ظاهری گزارش می باشد یعنی ترکیبی از رنگ زمینه و رنگ نوشته ها و ... )
12. با کلیک روی دکمه Next به مرحله بعد می رویم .
13. نام دلخواه را برای گزارش ( در کادر بالای صفحه ) وارد کرده و در پایان دکمه Finish را کلیک می کنیم .

ساخت گزارش به روش AutoReport :

AutoReport ها قابليت ايجاد گزارش از جدول و معیار را به طور خودكار و سريع امكان پذير مي‌سازد .كافيست که در پنجره اصلی بعد از کلیک روی گزینه Reportاز دکمه New يكي از AutoReport ها را انتخاب كرده و سپس در قسمت تعيين نام جدول يا معیار (نوار پایین پنجره ) گزينه مورد نظر را انتخاب كنيم سپس با Ok كردن گزارش ايجاد مي‌گردد .

آشنایی با قسمتهای مختلف یک گزارش :

Report Header : محتوای این قسمت به عنوان سرصفحه گزارش فقط در آغاز گزارش ظاهر می شود ( یعنی بالای صفحه اول گزارش )

Page Header : محتوای این قسمت به عنوان سرصفحه صفحه ها در بالای همه صفحه ها ظاهر می شود .

 Report Footer : محتوای این قسمت به عنوان پاصفحه گزارش فقط در پایان گزارش ظاهر می شود ( یعنی پایین صفحه آخر گزارش )

Page Footer : محتوای این قسمت به عنوان پاصفحه صفحه ها در پایین همه صفحه ها ظاهر می شود .